GIGAスクールの関係で、学校にGoogle for Educationが導入されました。Google Driveを使うと、教材や文書の共有が便利になります。
Googleドライブ
Googleドライブはクラウド上のファイルのようなもので、たくさんのデータを保存できます。また、保存したデータを検索することも出来ます。今回は、そのうちの共有ドライブと共有アイテムの違いを書いていきます。
共有ドライブと共有アイテム
共有ドライブは、複数人でドライブの管理人をできる機能です。複数人が管理することになるため、誰か1人が抜けてもデータの共有に支障はありません。
共有ドライブに対し、共有アイテムは基本的には個人のファイルやフォルダを他の人と共有するサービスです。最初にフォルダなどを作成した人がデータの共有を中止したり削除したりすると、データが消えてしまいます。
図解付きの解説は下のリンクに書いてあります。
実際のおすすめの運用方法
学校現場で考えると、次のような運用方法が考えられます。個人的には、可能ならばこの方法がベストかとも感じています。
個人→学校のアカウントでつくったドライブで共有アイテムを使い、フォルダをつくる
学校で使用する個人のアカウントで、ドライブ上に共有フォルダをつくり、自分の個人のアドレスと共有します。こうすることで、自分専用のデータの管理が可能になります。音声データやちょっとした教材などを管理することができます。個人のGoogleアカウントを持っていない場合、無料なので作っておくのも良いと思います。学校外で仕事をしなくてよくなるとやりかたは変わってきますが…。。。
学年団や学校単位→共有ドライブをつくる
学年団や学校単位で共有したいものは、共有ドライブ上で管理をしましょう。恥ずかしながら4月時点でこのような機能を知らなったため、私自身は実践できていません。年度が変わったり、異動があった場合にこれまでのデータが使用できなくなることになります。誰が異動してもデータを管理できる共有ドライブは便利です。
シームレス
個人的にはまだ学校一般で馴染みのない言葉だと思います。シームレスとはseamlessつまり、ツギハギがないことを意味する言葉です。Googleのアプリケーションはシームレスを目指しており、そこが強みだと感じています。
パソコン上では、ワードとウェブ、メールと文書など、さまざまなソフトを行ったり来たりしていて、場合によってはそれを保存したり、移動したりするのに思った以上の時間がかかっています。これらの「ツギハギ」をなくしてシームレスにしていくことで、無用のストレスを感じずに住むかと思います。特に、Googleでの共有は公私のデータの区別を必要とします。フォルダを分ける、ドライブをつくるなどのルールを決めておくと、後が楽になります。
