Excelで関数を使って仕事を効率的に行う

close up of human hand Hacks/仕事術の本の紹介など
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しっていたら意外に便利な関数を書いてみました。すべて最近、情報の整理に使いました。もっと効率的に行うことができるかもしれません。備忘録として。

ふりがな→フリガナへ

=PHNETIC(参照セル)

PHONETIC関数をつかうと、ひらがなをカタカナにすることができます。子どもの名前のひらがながあるのにカタカナがない!ってときに使えます。
ちなみに、カタカナをひらがなにするのは組み合わせが必要で複雑そうです。

「Excel」入力したカタカナをひらがなに変換する|ソフトの利用方法(Microsoft Office)|各利用方法、マニュアル|利用方法|東京経済大学情報システム課
東京経済大学の情報システム課のページです。

生年月日を年齢へ

=DATEDIF(参照セル,TODAY(),"Y")

参照セルを本日からみた、年で数える関数です。要は生年月日から年齢を計算できます。本日の日付から計算をしていくため、誕生日が来ると更新されていきます。
今回始めて知った関数で、これからも使っていけそうです。

複数のセルを結合する

=参照セル1&参照セル2

アンド関数。複数のセルの中身を合体することができます。氏名の氏と名が分かれているときや、住所情報が都道府県と市町村で分かれているときに使えます
セルを分割したいときは作業が少し多くなります。

氏名のセルを姓と名の2つのセルに分ける
姓名を2つのセルに分ける方法です。

郵便番号を入力する

住所情報があっても郵便番号がない場合。学校だと地区の郵便番号をある程度絞ることができます。まとまりをつくって、一度に処理をしてしまいましょう。
そのため…
1. 学区の郵便番号の一覧を用意する(郵便局のサイトなどから探す)
2. 対象の住所情報の横に通し番号をつける
3. フィルターを使い、住所ごとにまとめる
4. 同じ郵便番号の住所を一括でコピーする
5. 通し番号を参照したフィルターで元の番号に戻す
この順番で作業をすると、1000人程度でも10分ほどで作業が終わります。

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